Statuts approuvés à l’unanimité par l’AGE du 14 mars 2023

STATUTS DU CERCLE GENEALOGIQUE DE RHUYS Numéro RNA : W563006122

PREAMBULE

Dans les présents statuts, les sigles suivants signifient :

• CGR pour Cercle Généalogique de Rhuys
• CA pour Conseil d’Administration
• AGO pour Assemblée Générale Ordinaire
• AGE pour Assemblée Générale Extraordinaire
• PV pour Procès-Verbal

1- DESIGNATION

a. Dénomination

L’association, créée le 5 avril 2016, dont le nom est CERCLE GENEALOGIQUE DE

RHUYS est constituée par l’ensemble des adhérents à jour de leurs cotisations. Elle est régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 relatifs aux contrats d’associations à but non lucratif.

La durée de l’association est illimitée.

b. Siège Social

Le Siège Social est situé à Saint-Gildas-de-Rhuys (56) et fixé par le CA au domicile d’un de ses membres. L’AGO qui suit en est informée.

2- OBJET

L’objet de l’association est de :

• Réunir les généalogistes amateurs, débutants ou confirmés
• Favoriser les contacts et échanges mutuels d’informations et de documents
• Entreprendre en commun des travaux et des études d’intérêt généalogique,
• Acquérir des documents concernant les recherches,
• Favoriser l’utilisation des sites internet en relation avec la généalogie,
• Mettre en commun nos expériences au travers de nos travaux
• Participer à toute action entreprise pour développer, coordonner, vulgariser la généalogie et notamment établir un échange constant avec les autres centres généalogiques
• Former et aider au perfectionnement de ses adhérents dans l’étude de la généalogie
• Organiser des évènements de type conférence, salon…
• Communiquer sur les activités du CGR et sur la généalogie en général.

3 – MOYENS

Pour réaliser son objet, l’association peut :

• Accueillir les adhérents dans des locaux adaptés,
• Collecter, étudier, sauvegarder les relevés de registres paroissiaux et d’actes notariés et autres documents, les informatiser et les mettre à la disposition de ses adhérents,
• Effectuer des travaux collaboratifs de recherche et de transcription,
• Créer, organiser, administrer un service d’entraide, ainsi qu’une bibliothèque de documents sur la généalogie.
• Éditer, publier, animer tout support de communication pour valoriser l’association (site internet, revues, rencontres, conférences, blogs…)
• Organiser, encourager toute activité par des manifestations, des sorties, expositions, congrès…

4 – EXERCICE

L’exercice débute le 1^er septembre de l’année N et se termine le 31 août de l’année N+1.

5- ADHESIONS

5-a Membres inscrits

Sont inscrites au CGR, les personnes qui ont rempli une fiche d’inscription de type papier, courriel ou via le site internet du CGR.

Les personnes inscrites ont accès à toutes les activités organisées par le CGR durant deux mois ainsi qu’aux documents mis en ligne sur le site internet dans des conditions déterminées par le CA.

Sont considérés d’office comme inscrits les adhérents de l’exercice précédent.

5-b Membres actifs

Sont considérées comme membres actifs les personnes inscrites dont la cotisation a été encaissée définitivement par le trésorier du CGR.

Les membres actifs ont accès à toutes les activités organisées par le CGR ainsi qu’à tous les documents mis en ligne sur le site internet.

5-c Démission

Sont considérées comme démissionnaires les personnes dont la cotisation n’a pas été constatée encaissée par le trésorier au plus tard deux mois après leur inscription.

Il en est de même pour les membres actifs de l’exercice précédent dont la cotisation n’a pas été constatée encaissée au 31 octobre de l’année en cours.

Les démissionnaires n’ont plus accès aux activités et documents réservés aux membres actifs.

Les démissionnaires sont enregistrés dans les archives du CGR sauf demande express des intéressés.

En cas de départ de l’association, aucun remboursement de cotisation ne sera effectué.

5-d Dispositions diverses relatives à l’adhésion

Le CA est souverain pour accepter ou refuser les nouvelles adhésions par décision motivée.

Les membres actifs de l’association sont ceux qui sont à jour de leur cotisation annuelle. Sont membres bienfaiteurs, les personnes qui ont versé au moins trois fois le montant de la cotisation annuelle.

La qualité de membre se perd par :

• La démission,
• Le non-paiement de la cotisation annuelle
• Le décès
• La radiation prononcée par le CA pour motif grave contre l’honneur ou les intérêts légitimes de l’association. Dans ce dernier cas, l’intéressé aura la possibilité de se présenter devant le CA pour fournir ses arguments.

Chaque membre de l’association prend l’engagement :

• De respecter les présents statuts et le règlement intérieur,
• De s’interdire tout prosélytisme relatif à la politique, aux sectes, aux religions, etc,
• De ne pas utiliser les données détenues par le CGR sans l’accord du CA, notamment le fichier des membres,
• De ne pas se prévaloir de l’appartenance à l’association lors de la publication, de la diffusion de travaux ou de toute autre action qui ne seraient pas validées par le CA,
• Ne pas contacter les collectivités locales ou institutions sans y être autorisé notamment pour toute réservation de salle ou organisation de manifestation engageant le CGR.

6- FINANCES

a. Cotisations

La cotisation est fixée annuellement par le CA.

b. Ressources

• Cotisations
• Subventions
• Dons
• Intérêts et revenus des sommes appartenant au cercle
• Produit des ventes, publications et documents édités par l’association ou les recettes éventuelles réalisées lors des manifestations.

c. Gestion des fonds

L’association dispose d’un ou plusieurs comptes bancaires. Le trésorier est le mandataire du CGR et responsable des comptes. Le président, le trésorier ainsi que son adjoint sont seuls habilités à signer dès lors que le montant ne dépasse pas celui fixé en CA. Le Trésorier rend compte de la situation financière lors de chaque réunion du CA.

Le cumul des fonctions de Président et de Trésorier est interdit, de même que l’attribution de ces deux postes à deux membres d’une même famille.

Ni le Président ni le Trésorier ne doivent faire l’objet d’une interdiction bancaire.

7- ADMINISTRATION

a. Election du Conseil d’Administration

L’association est administrée par un CA, constitué du Bureau (Président, Vice-Président, Secrétaire, Trésorier et éventuellement Secrétaire Adjoint et Trésorier Adjoint), et de trois à cinq membres. Ils sont élus pour cinq ans renouvelable une fois, à bulletin secret, ou à main levée si personne ne s’y oppose, à la majorité absolue des votes. Les membres du CA doivent jouir de leurs droits civiques. Tout adhérent à jour de ses cotisations peut postuler pour faire partie du CA.

La composition du CA respecte la parité femme-homme dans la mesure du possible.

En cas de vacance, le Conseil pourvoit provisoirement et jusqu’à la prochaine AG, par cooptation, au remplacement de ses membres parmi les adhérents.

Le CA en informe les adhérents.

b. Fonctionnement du Conseil d’Administration

Le CA se réunit au moins une fois par trimestre et chaque fois que nécessaire ou sur demande de la moitié de ses membres, sur convocation du Président ou du Secrétaire mentionnant l’ordre du jour.

Les PV des séances sont diffusés aux membres du CA qui peuvent demander une rectification. Après validation, chaque PV est signé conjointement par le Secrétaire et le Président.

Les membres du CA et ceux du Bureau ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées. Ils peuvent être indemnisés pour leurs frais réels : remboursement des frais de mission, de déplacement ou de représentation dans les conditions suivantes :

• Pour un montant inférieur à 300 € le CA en est informé
• Au-delà le paiement est soumis à autorisation du CA.

Le CA est investi des pouvoirs les plus étendus pour gérer et administrer l’association.

Tout membre du CA qui ne participera pas à trois réunions consécutives, sans motif valable, pourra être considéré comme démissionnaire de cette instance.

c. Le Bureau

A l’issue de son élection, le CA se réunit et élit son Bureau parmi ses membres, au scrutin secret ou à main levée avec l’accord unanime des membres. Il sera composé comme suit :

• Président. Il assure le bon fonctionnement de l’association, sa mise en conformité vis-à-vis des diverses administrations et représente l’association lors de manifestations auxquelles elle est conviée ou que l’association organise
• Vice-Président. Il seconde le Président et le remplace si nécessaire. Il pourra s’entourer des personnes compétentes pour l’aider à accomplir ces tâches.
• Secrétaire et s’il y a lieu, un Secrétaire adjoint. Il travaille en étroite collaboration avec le Président et le CA. Il envoie convocations et ordres du jour des AG aux adhérents ainsi que les convocations et ordres du jour du CA. Il rédige et signe les comptes rendus et procès-verbaux après validation du CA.
• Trésorier et s’il y a lieu, un Trésorier adjoint. Il perçoit les ressources prévues à l’art 6b, gère les comptes bancaires et effectue les paiements. Il assure la comptabilité du CGR, présente le compte rendu financier et le budget prévisionnel.

d. Assurance

L’association a l’obligation de souscrire une assurance annuelle en responsabilité civile pour tous ses membres ainsi que pour les manifestations organisées.

8- ASSEMBLEES GENERALES

Le Président (ou son représentant en cas d’empêchement) préside les Assemblées Générales. Dans tous les votes, en cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante.

a. Assemblée Générale Ordinaire

L’AGO se réunit une fois par an. Quinze jours avant la date fixée par le Conseil, les membres de l’association sont convoqués par le Secrétaire par courriel (ou par courrier si nécessaire). L’ordre du jour, fixé par le Président, est indiqué sur les convocations. Peuvent voter les membres de l’association à jour de leurs cotisations. Le vote par procuration, par courriel ou par courrier est possible.

L’AGO délibère sur les sujets inscrits à l’ordre du jour.

Ces délibérations sont prises à la majorité des membres présents ou représentés, et sont constatées par des procès-verbaux signés par le Secrétaire et le Président après validation par le CA.

Lors de l’AGO de fin d’exercice, le Président présente le Rapport Moral de l’association. Le Trésorier présente le Rapport Financier. Ces deux rapports sont soumis indépendamment au vote de l’Assemblée Générale.

b. Assemblée Générale Extraordinaire

Sur décision du CA ou à la demande de la moitié au moins des membres à jour de leurs cotisations, le Président, ou son représentant, doit convoquer une AGE. Les conditions de convocation et de vote sont identiques à celles de l’AGO. Le vote se fait à la majorité absolue des votants, présents et représentés.

9- DISSOLUTION

En cas de dissolution volontaire ou forcée, l’AGE de dissolution statue à la majorité absolue des votants sur la dévolution du patrimoine de l’association à des associations de même objet ou à but social.

10- REGLEMENT INTERIEUR

Un règlement intérieur fixant les divers points non prévus par les statuts et précisant les modes de fonctionnement de l’association et de ses activités peut être établi par le CA. L’AG qui suit en est informée.

Le Président La Secrétaire

Jean-Pierre Mazery Marie-Hélène GARNIER

Rappel des différentes mises-à-jour des statuts :

• Version initiale validée par l’AG du 05/04/2016
• Modifications approuvées par l’AGE du 04/11/2019
• Modifications approuvées par l’AGE du 14 mars 2023